Coordination Headwind - 3 Hambatan Koordinasi yang Jarang Disadari
Tim kita isinya orang-orang pintar, niat, dan pekerja keras. Komunikasi terbuka, tools mendukung, budaya saling menghargai. Tapi kenapa progres tetap lambat? Kenapa diskusi makin ruwet? Kenapa keputusan kecil jadi drama panjang?
Masalahnya bukan karena kurang niat. Bukan juga karena salah orang. Tapi bisa jadi karena kita sedang menghadapi hambatan yang sifatnya struktural, bukan personal — sesuatu yang disebut coordination headwind.
Ini bukan teori asal-asalan. Ini berdasarkan presentasi dari Marcia Komoroske, yang menjelaskan secara jernih dan visual bahwa koordinasi dalam organisasi punya "biaya tersembunyi" yang tumbuh cepat seiring berkembangnya ukuran tim. Bahkan ketika semua orang cerdas dan beritikad baik, hambatan ini tetap muncul.
Berikut tiga poin penting dari presentasi tersebut — dan bagaimana kita bisa menghadapinya secara praktis.
1. Koordinasi Itu Biaya Tersembunyi
Semakin banyak orang dalam tim, semakin besar tenaga yang dibutuhkan untuk sekadar menyamakan pemahaman. Biaya ini tidak meningkat secara linear, tapi eksponensial. Koordinasi adalah overhead yang tidak terlihat, tapi sangat nyata.
Tanda-tanda kita sedang mengalaminya:
- Satu perubahan kecil butuh banyak diskusi.
- “Saya kira kamu yang kerjain” jadi kalimat yang sering muncul.
- Progress lambat padahal semua orang sibuk.
Solusi praktis:
- Pecah tim jadi unit kecil dan fokus. Jangan semua orang harus ikut semua hal.
- Gunakan prinsip "lazy consensus": jika tidak ada keberatan besar dalam waktu tertentu, lanjut saja.
- Utamakan dokumentasi. Komunikasi tertulis mengurangi kebutuhan koordinasi ulang.
2. Semua Orang Peduli = Semua Orang Ingin Ikut Campur
Ironisnya, tim dengan anggota yang paling peduli justru bisa paling lambat jalan. Karena semua merasa perlu berkontribusi ke semua keputusan. Hasilnya? Kebisingan. Bukan karena ego, tapi karena rasa tanggung jawab berlebihan.
Tanda-tanda:
- Semua PR harus direview semua orang.
- Keputusan kecil jadi panjang karena banyak opini.
- Orang enggan ambil keputusan karena takut dianggap melewati batas.
Solusi praktis:
- Tegaskan peran dan batasan tanggung jawab. Siapa yang decider, siapa yang cukup informed.
- Delegasikan kepercayaan, bukan hanya tugas. Beri ruang untuk otoritas di setiap level.
- Gunakan ‘review optional’ untuk hal-hal yang bukan blocker.
3. Solusi Umum Justru Memperburuk Masalah
Insting organisasi terhadap masalah koordinasi adalah menambah proses. Tambah SOP. Tambah approval layer. Tambah rapat. Ini seperti menambal ban bocor dengan beton: niatnya bagus, tapi malah bikin gerak makin lambat.
Tanda-tanda:
- Hal remeh butuh approval panjang.
- Setiap masalah baru = SOP baru.
- Rapat makin banyak, waktu deep work makin hilang.
Solusi praktis:
- Evaluasi proses dari perspektif friksi. Apakah ini mempercepat atau memperlambat?
- Hapus aturan yang tidak memberi nilai. Proses seharusnya melindungi produktivitas, bukan memperumitnya.
- Berani bilang "cukup baik" lalu lanjut. Jangan tunggu kesempurnaan jika kecepatan lebih berdampak.
Kalahkan Headwind Bukan dengan Tenaga, Tapi Desain
Koordinasi itu masalah desain sistem, bukan soal karakter atau komitmen. Semakin cepat kita menyadari adanya headwind, semakin mungkin kita mengubah arah layar, bukan menambah dayung.
Kalau progres lambat, jangan langsung salahin orang. Lihat dulu sistemnya.
Karena seringkali, masalahnya bukan di siapa, tapi di bagaimana kita bekerja bareng.